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假期加班中,再来总结一下邮件合并的注意事项

中秋假期正赶上学籍完善和新生建籍,需要家长核对学生信息,由于学籍管理系统并不能按需打印学生的信息,只能一人一张学籍表,浪费纸不说,而且包含很多无关紧要的信息,直接下发会造成家长不必要的麻烦和困扰,为了达到按需打印关键信息,只能将所有学生的学籍信息导出到Excel,然后采用Word邮件合并的功能,为每位学生生成需要核对的信息表。今天上午一直在搞这件事,好在总算顺利完成,趁着打印的功夫,赶紧整理下注意事项,以免过后又忘了。

1、关于邮件合并

关于“邮件合并功能”,前面我已经发过几贴了:使用“邮件合并”功能批量打印学籍信息核对表邮件合并”的局限:不能引用多个数据源,不过一直没详细说说什么是邮件合并,下面说说个人理解:首先这个功能并不是为了我们核对学籍信息而开发的(废话),而是为了批量打印邮件而开发的功能。如果有N多份的信封,直接使用word编辑每张信封的方法太慢,于是“邮件合并”功能就产生了。这个功能可以调用Excel等文件中的数据(当然不限于Excel),然后在Word中自动生成需要打印的信封,这样就大大提高了效率。而我们拿来打印学生证、核对学籍信息,纯属对此功能的二次开发利用。

2、文件保存位置

为了方便起见,一般我们会将学生照片、邮件合并所用模板、数据源等文件等放在同一个文件夹下,但我把这些文件散地存放于各处,也没发现什么问题。

3、图片的路径

制作带照片的邮件合并文档,需要现在Excel数据源中新建一列,标题名“照片”,值是学生照片的地址,但是此处一定要注意将文件路径中的斜杠“\”替换成双斜杠“\\”,如“D:\photo\0001.jpg”这个文件路径,填写到Excel中要改成“D:\\photo\\0001.jpg”,否则生成合并结果后word将无法获得图片的正确地址。

4、Word版本不同,操作方法也不同

Word2007和Word2003有所不同,在Word2007插入图片在EXCEL表中的路径“邮件合并域”后,Word2007可以保存,而Word2003保存后会丢失“邮件合并域”,所以Word2007可以保存后再生成新文档,并打印输出;而Word2003必须在未保存的前题下进行“生成新文档”,这样才能够得到正确解析的图片地址。

5、别忘了F9刷新

无论是Word2007还是Word2003,生成新文档后,都需要使用“CTRL+A”全选新生成的文档,再按“F9”刷新域,这样就可以显示全部的正确的图片和对应的文档。忘记刷新的后果就是所有学生的照片都成了第一个学生的。

6、图片大小的统一

不知道什么原因,我导出的学生照片比较乱,虽然分辨率都是90×120的,但是DPI则五花八门,有96的,有300的,造成最终的打印图大小不一,为了解决这个问题,可以采用下面几个方法:

(1)将所有学生图片重新转换一遍,统一分辨率和DPI,不过这种方法会造成图片质量损失。

(2)批量修改图片的DPI,这种方法最好,不会影响图片质量。可惜我找了几个软件,结果没找到几个好用的,如果哪位老师有好用的,可以推荐给我。

(3)生成新文档后再统一图片大小,自己编写宏代码即可,网上有相关参考文章,不再赘述,大家搜索“word批量调整图片”即可。

ok了,学生的信息终于打印完毕,期间卡纸数次,此文写的也磕磕绊绊,有时间再来修改,如果大家发现错误疏漏,可以先批评指正一下!

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